Die Flixcheck-Alternative für alles, was nach dem Formular kommt

Zwei verschiedene Aufgaben – und wann welche zählt

Der Vergleich hinkt bewusst, und das sagen wir lieber vorweg: Flixcheck und rapidFOX lösen unterschiedliche Probleme.

Flixcheck beantwortet die Frage: „Wie bekomme ich von meiner Kundin strukturierte Angaben, ein Foto und eine Unterschrift, ohne Papier?" Das ist eine eigene Disziplin, mit Formularbaukasten, Versand per Link und elektronischer Signatur.

rapidFOX beantwortet die Frage: „Wer kümmert sich um diese Anfrage, bis wann, und was wurde bisher besprochen?" Das ist die Arbeit danach – oder ganz ohne Formular, weil die meisten Anfragen schlicht als E-Mail hereinkommen.

Wer nach einer Flixcheck-Alternative sucht, meint deshalb erfahrungsgemäß eines von zwei Dingen: Entweder es fehlt tatsächlich die Formularstrecke mit Unterschrift – dann ist rapidFOX nicht das Richtige. Oder es fehlt der Überblick, welche Kundenanliegen offen sind und wer sie bearbeitet – und dann ist ein Ticketsystem die passende Antwort.

Was rapidFOX vom Formular übernimmt

Ein Teil der Aufgabe überschneidet sich, und den deckt rapidFOX ab:

• Eingebettetes Kontaktformular. Mit einer Zeile auf der eigenen Website; jede Einsendung wird zu einem Vorgang, mit Schutz vor automatischen Einsendungen und einer Liste erlaubter Domains. Felder und Farbe lassen sich anpassen.
• Dateien vom Kunden. Anhänge kommen per Mail, über das Formular oder über das Kundenportal herein. Text in Bildern und PDFs wird erkannt und ist danach durchsuchbar – auch bei eingescannten Papieren.
• Kundenportal ohne Passwort. Anliegen melden, Stand verfolgen, antworten – über einen Anmeldelink oder einen Code per Mail.
• Live-Chat auf der Website, aus dem sich mit einem Klick ein Vorgang machen lässt.

Was rapidFOX nicht kann: rechtsgültige elektronische Unterschriften einholen, mehrseitige Formularstrecken mit Verzweigungen bauen oder ausgefüllte PDFs zurückschicken. Dafür bleibt ein Werkzeug wie Flixcheck die richtige Wahl – gern parallel: Das Formular holt die Angaben, das Ticketsystem führt den Fall.

Was der Vorgang kann, was das Formular nicht kann

Sobald eine Anfrage mehr als einen Handgriff braucht, zählen vier Dinge, die ein Formularwerkzeug nicht leisten soll:

• Zuständigkeit. Eine Person ist dran, sichtbar für alle. Keine doppelten Antworten, kein „ich dachte, du machst das".
• Fristen, die mitzählen. Reaktion und Lösung, gerechnet nur innerhalb der eigenen Geschäftszeiten, mit Feiertagen. Farblich sichtbar, bevor sie ablaufen.
• Der ganze Verlauf an einer Stelle. Jede Nachricht, jede interne Notiz, jeder Statuswechsel mit Zeitstempel – nachlesbar auch Monate später von jemandem, der damals nicht dabei war.
• Auswertung. Was häuft sich, wie lange dauert es, wo klemmt es. Das ist der Satz, den die Geschäftsführung hören will.

Was ein Ticketsystem grundsätzlich ausmacht, erklärt der Ratgeber Was ist ein Ticketsystem?.