Alles, was bei euch hereinkommt – an einer Stelle
Ein Ticketsystem ist nur so gut wie seine Eingänge. rapidFOX nimmt Anfragen aus dem Postfach, von der eigenen Website, aus dem Kundenportal und vom Telefon entgegen – und zwar so, dass die Einrichtung an einem Vormittag erledigt ist.
Integrationen sind bei rapidFOX bewusst keine Liste mit hundert Kacheln. Angebunden wird, was Anfragen erzeugt oder Antworten hinausbringt: E-Mail-Postfächer, ein Formular und ein Chat für die eigene Website, das Kundenportal und die iPhone-App. Was dazu nicht gehört, sagen wir ebenso deutlich.
Die vier Wege, auf denen Anfragen hereinkommen
E-Mail liegt in einem Postfach, auf das alle zugreifen.
Microsoft 365 wird ohne Passwort angebunden – einmal im Microsoft-Konto freigeben, fertig. Jedes andere Postfach über IMAP und SMTP, wahlweise auch per Weiterleitung. Die Absenderadresse nach außen bleibt dieselbe.
Auf der Website gibt es ein Formular, das eine Mail verschickt.
Ein eingebettetes Kontaktformular erzeugt direkt Vorgänge – mit Schutz vor automatischen Einsendungen und einer Liste erlaubter Domains. Kein Umweg über ein Postfach.
Besucher fragen lieber sofort, statt zu schreiben.
Das Chat-Widget lässt sich mit einer Zeile einbauen. Aus einem Gespräch wird auf Knopfdruck ein Vorgang, mitsamt dem ganzen Verlauf.
Anrufe und interne Anliegen bleiben mündlich.
Anrufe werden als Rückruf-Vorgang in einer halben Minute aufgenommen. Interne Anliegen kommen über das Kundenportal herein – ohne Passwort, über Anmeldelink oder Code.
Darum rapidFOX als Sammelstelle
Serverstandort Deutschland
Deine Daten werden in Deutschland gespeichert und verarbeitet.
Lokale KI ohne Datenabfluss
Der KI-Assistent läuft auf unseren Servern in Deutschland – Ticketinhalte werden nicht an externe KI-Dienste gesendet.
DSGVO-konform ohne Zusatztools
Mandantentrennung, Export- und Löschfunktionen sowie AVV sind direkt eingebaut.
Fairer Festpreis pro Platz
Ein klarer Preis pro gebuchtem Platz – ohne Funktions-Ballast und versteckte Add-ons.
Ohne Schulung sofort startklar
Aufgeräumte Oberfläche mit geführtem Onboarding – teure Schulungen sind nicht nötig.
E-Mail-Anbindung inklusive
Bestehendes Support-Postfach anbinden – Anfragen werden automatisch zu Tickets.
E-Mail: drei Wege, ein Ergebnis
Die E-Mail-Anbindung ist die wichtigste Integration überhaupt – und die, an der die meisten Systeme im Detail scheitern. Drei Wege stehen zur Wahl:
- Microsoft 365 ohne Passwort. Die Freigabe erfolgt einmal im Microsoft-Konto und gilt für genau dieses Postfach. Kein Passwort im System, keine Störung beim nächsten Passwortwechsel. Zu beachten: Der Versand über Microsoft ist ab Werk gesperrt und muss einmal freigeschaltet werden – darauf weist die Einrichtung ausdrücklich hin, samt Weg dorthin.
- IMAP und SMTP. Funktioniert mit jedem Anbieter. Beim Speichern wird sofort geprüft, ob Abruf und Versand wirklich funktionieren; das Ergebnis steht auf dem Bildschirm und nicht in einem Protokoll.
- Weiterleitung. Das bestehende Postfach leitet weiter, rapidFOX nimmt entgegen. Dabei bleibt der Name der ursprünglichen Absenderin erhalten – nicht der der Person, die weitergeleitet hat.
Mehrere Postfächer sind der Normalfall: je Team eines, zum Beispiel für Technik und Buchhaltung. Jedes Team sieht dann nur seine Vorgänge, und Antworten gehen unter der passenden Adresse hinaus.
Website: Formular und Chat mit einer Zeile
Beide Bausteine werden mit einem <script>-Schnipsel eingebunden und brauchen keine Programmierung auf eurer Seite:
Das Kontaktformular erzeugt aus jeder Einsendung einen Vorgang. Es prüft im Hintergrund auf automatische Einsendungen – über ein unsichtbares Feld und über die Zeit, die ein Mensch zum Ausfüllen braucht – und nimmt nur Einsendungen von den Domains an, die ihr erlaubt habt. Farben und Felder lassen sich anpassen.
Der Live-Chat erscheint als Sprechblase auf der Seite. Eingehende Gespräche landen im Posteingang der Agenten; wird daraus mehr als eine kurze Auskunft, macht ein Klick einen Vorgang daraus – mit dem vollständigen Gesprächsverlauf. Besucher müssen sich nicht anmelden.
Beides funktioniert auf jeder Website: WordPress, TYPO3, Shopify, ein selbst gebautes System – entscheidend ist nur, dass sich eine Zeile HTML einfügen lässt.
Was es bewusst nicht gibt
Die ehrliche Liste ist kürzer als die Werbeliste, aber nützlicher:
- Kein Marktplatz mit Erweiterungen. Was drin ist, ist enthalten; was fehlt, fehlt auch gegen Aufpreis.
- Keine offene Schnittstelle für Fremdsysteme. Es gibt eine Schnittstelle für die eigene iPhone-App, aber keine dokumentierte API, an die sich beliebige Programme hängen könnten.
- Keine Anbindung an Telefonanlagen. Anrufe werden von Hand als Rückruf-Vorgang aufgenommen – schnell, aber eben manuell.
- Keine Anbindung an Warenwirtschaft oder Buchhaltung. Erfasste Zeiten lassen sich je Firma als Aufstellung ausgeben und dort weiterverwenden; eine automatische Übergabe gibt es nicht.
- Kein Messenger. WhatsApp, Instagram und Facebook sind nicht angebunden.
Wer eine dieser Anbindungen zwingend braucht, ist bei einem der großen Anbieter besser aufgehoben – das sagen wir lieber vorher als nach dem dritten Testtag. Eine Einordnung des Marktes steht im Ratgeber Die besten Ticketsysteme 2026.
Lokale KI – ohne Datenabfluss
Der KI-Assistent von rapidFOX läuft auf dem eigenen Server: Antworten formulieren, kürzen, aus Stichworten schreiben und passende Lösungen vorschlagen – Ticketinhalte werden nicht an externe KI-Dienste gesendet. Jederzeit zu- und abschaltbar, der Mensch gibt frei.
Häufige Fragen
Funktioniert rapidFOX mit Microsoft 365?
Ja, ohne Passwort: Die Freigabe erfolgt einmal im Microsoft-Konto, danach werden Mails abgeholt und darüber versendet. Wichtig ist, den Versand in Microsoft einmal freizuschalten – er ist dort ab Werk gesperrt. Die Einrichtung führt Schritt für Schritt dorthin.
Und mit Google Workspace, IONOS oder Strato?
Ja. Jedes Postfach mit IMAP und SMTP lässt sich anbinden – unabhängig vom Anbieter. Alternativ genügt eine Weiterleitung an die Eingangsadresse.
Können wir mehrere Postfächer und Adressen nutzen?
Ja, beliebig viele. Üblich ist ein Postfach je Team. Antworten gehen jeweils unter der Adresse hinaus, unter der die Anfrage hereinkam.
Gibt es eine API für eigene Anbindungen?
Nein, keine öffentlich dokumentierte. Es existiert eine Schnittstelle für die eigene iPhone-App; sie ist nicht für Fremdsysteme gedacht. Wer Daten weiterverarbeiten möchte, nutzt die Exporte.
Lässt sich das Kontaktformular an unser Design anpassen?
Ja. Felder, Beschriftungen und Farbe lassen sich einstellen; eingebunden wird es mit einer Zeile. Es läuft auf jeder Website, unabhängig vom eingesetzten System.
Postfach anbinden und loslegen?
7 Tage kostenlos testen – ohne Kreditkarte, mit Beispieldaten, in 2 Minuten startklar.
Jetzt kostenlos starten