Mandantenfähigkeit

Fast jede Cloud-Software ist mandantenfähig: Viele Unternehmen nutzen dieselbe Anwendung auf denselben Servern, aber jedes sieht nur seine eigenen Daten. Das ist wirtschaftlich sinnvoll, weil Betrieb, Updates und Sicherungen nur einmal anfallen. Es stellt aber hohe Anforderungen an die Trennung.

Was ein Mandant ist

Ein Mandant ist eine in sich abgeschlossene Einheit, meist ein Kundenunternehmen. Zu ihm gehören eigene Benutzer, eigene Einstellungen und eigene Daten. In einem Ticketsystem sind das Tickets, Kontakte, Firmen, Anhänge, Wissensartikel und Auswertungen. Innerhalb eines Mandanten kann es weitere Trennungen geben, etwa Teams oder persönliche Vorgänge, die über Rollen und Rechte geregelt werden.

Drei Modelle der Trennung

Keines der Modelle ist per se unsicher. Entscheidend ist, dass die Trennung lückenlos durchgesetzt und regelmäßig geprüft wird.

Wo die Risiken liegen

• Vergessene Filter: Eine einzelne Abfrage ohne Mandantenbezug kann fremde Daten zeigen.
• Hintergrundprozesse: Abläufe ohne angemeldete Person, etwa der E-Mail-Abruf, müssen den Mandanten selbst mitbringen.
• Dateien und Anhänge: Auch Speicherpfade und Downloads müssen dem richtigen Mandanten zugeordnet sein.
• Suche und KI: Ein Suchindex oder ein Sprachmodell darf keine Inhalte anderer Mandanten einbeziehen.

Mandantenfähigkeit und Datenschutz

Für die DSGVO ist die Trennung ein Teil der technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32. Im Vertrag zur Auftragsverarbeitung sollte beschrieben sein, wie der Anbieter die Daten verschiedener Kunden trennt.

Fragen an einen Anbieter

1. Wie werden die Daten verschiedener Kunden getrennt – in der Datenbank, bei Dateien, in der Suche?
2. Wie wird geprüft, dass die Trennung lückenlos ist, etwa durch automatische Tests?
3. Werden Inhalte für KI-Funktionen mandantenübergreifend verwendet, etwa zum Training?
4. Wie werden die Daten bei Vertragsende gelöscht, inklusive Anhängen und Sicherungen?

Ein Beispiel

Ein IT-Dienstleister nutzt dasselbe Ticketsystem wie einer seiner Kunden, die Beispiel Werke GmbH – zwei Mandanten auf derselben Plattform. Eine Mitarbeiterin hat in beiden ein Konto. Sie sieht in jedem Mandanten nur dessen Tickets; ein Ticket der Beispiel Werke taucht weder in der Suche noch in Auswertungen des Dienstleisters auf.

Mandanten und Konten

Manche Personen arbeiten für mehrere Mandanten. Sauber ist ein eigenes Konto je Mandant; ein Wechsel zwischen ihnen sollte so abgesichert sein wie die Anmeldung selbst.

Wichtig ist auch, dass ein Konto beim Wechsel keine Rechte aus dem anderen Mandanten mitnimmt. Ein Administrator in Mandant A ist in Mandant B nicht automatisch Administrator.

So hilft rapidFOX

rapidFOX trennt Mandanten strikt; die Trennung wird mit automatischen Tests geprüft, die gezielt versuchen, über die Grenze hinweg auf fremde Daten zuzugreifen. Wer in mehreren Mandanten ein Konto hat, wechselt oben rechts zwischen ihnen. Mehr unter Sicherheit und im Ratgeber Ticketsystem und DSGVO.