Dokumente durchsuchen – auch, was nur auf einem Foto steht

Was gelesen wird – und wie

Die Texterkennung greift bei allen Bildern und PDFs, die an einem Vorgang hängen:

• Anhänge aus E-Mails – Scans, Fotos, PDF-Rechnungen, Screenshots
• Hochgeladene Dateien am Vorgang
• Fotos und Dokument-Scans, die ihr im Upload-Dialog direkt mit der Kamera aufnehmt – am Rechner wie am Handy

Im Hintergrund passiert Folgendes: Bei einem PDF mit Textebene wird der vorhandene Text übernommen. Bei einem eingescannten PDF ohne Textebene werden die Seiten in Bilder umgewandelt und gelesen. Bei Bildern liest die Texterkennung direkt. Erkannt werden deutsche und englische Texte.

Der erkannte Text wird zum Anhang gespeichert, nicht in die Datei geschrieben. Das Original bleibt also unverändert und lässt sich jederzeit in der Vorschau öffnen oder herunterladen.

Klassische Texterkennung ist für Dokumente gebaut. Bei Fotos, auf denen Schrift auf einem Gegenstand steht – ein Typenschild, eine Aufschrift auf einer Verpackung –, findet sie oft wenig. Dann schaut zusätzlich ein Bildmodell auf das Foto, das ebenfalls auf unseren Servern läuft.

Ein Beispiel aus dem Alltag: Ein Kunde schickt drei Handyfotos einer defekten Maschine. Auf dem ersten ist das Typenschild zu sehen, auf dem zweiten ein Aufkleber mit der Inventarnummer, auf dem dritten nur das Gehäuse. Nach kurzer Zeit tragen die ersten beiden Fotos die Markierung „Text erkannt", das dritte „kein Text". Wer Wochen später nach der Inventarnummer sucht, landet direkt in diesem Vorgang – obwohl die Nummer nirgends im Mailtext stand.

Am Anhang zeigt eine kleine Markierung den Stand: „Text erkannt", „OCR läuft", „kein Text" oder „fehlgeschlagen". So wisst ihr, ob eine Datei schon durchsuchbar ist. Einordnung des Begriffs im Lexikon unter OCR.

Wo der erkannte Text auftaucht

Der erkannte Text ist nicht in einem eigenen Archiv versteckt, sondern fließt in jede Suche ein:

• Mastersuche (Cmd/Strg + K): Ein Treffer im Anhang trägt eine eigene Markierung, darunter steht ein Ausschnitt mit dem gefundenen Wort hervorgehoben.
• Ticketliste, Kanban-Board, Wartet, Archiv und Papierkorb: Auch die Suchfelder dort berücksichtigen Anhänge.
• „Frag den Fuchs": Wer in normaler Sprache fragt, ob es schon einen Vorgang zu einer Nummer oder einem Begriff gibt, bekommt auch Treffer aus Anhängen.

Die Suche versteht mehrere Begriffe (alle müssen vorkommen), exakte Wortgruppen in Anführungszeichen und Ausschlüsse mit Minuszeichen. Gesucht wird über Betreff, Ticketnummer, Kontakt, Firma, Nachrichten, Dateinamen und den erkannten Text zusammen. Wie Volltextsuche grundsätzlich arbeitet, erklärt das Lexikon unter Volltextsuche; wie Wissen im Team auffindbar bleibt, der Ratgeber Wissensdatenbank aufbauen.

Suchen wie ein Profi – drei Beispiele

• Lieferschein 4711 findet Vorgänge, in denen beide Begriffe vorkommen – egal, ob im Betreff, in einer Nachricht oder auf einem Scan.
• "Wartung Halle 3" in Anführungszeichen findet genau diese Wortfolge.
• Rechnung -Mahnung findet Vorgänge mit „Rechnung", aber ohne „Mahnung".

Treffer aus Anhängen stehen in der Ergebnisliste neben Treffern aus dem Betreff oder den Nachrichten. Eine farbige Markierung zeigt jeweils, wo das Wort gefunden wurde, sodass ihr nicht raten müsst, warum ein Vorgang auftaucht.

Typische Fälle aus dem Alltag

Wofür Teams die Texterkennung im Alltag nutzen:

• Reklamationen: Die Kundin schickt ein Foto vom Lieferschein. Wochen später ruft der Spediteur mit der Lieferscheinnummer an – die Suche findet den Vorgang.
• Technik und Service: Ein Handyfoto vom Typenschild enthält die Seriennummer. Wer später nach dieser Nummer sucht, findet alle Vorgänge zu dem Gerät.
• Hausverwaltung: Ein eingescanntes Schreiben eines Mieters, mit Aktenzeichen im Briefkopf.
• Buchhaltungsfragen: Rechnungen als PDF, in denen Rechnungs- und Kundennummer stehen.

Weil jede Datei an der Nachricht steht, mit der sie gekommen ist, seht ihr nach einem Treffer auch gleich, in welchem Zusammenhang der Anhang geschickt wurde. Mehr zu Branchen mit vielen Belegen auf den Seiten Ticketsystem für Hausverwaltungen und Ticketsystem für E-Commerce.

Grenzen der Texterkennung

Texterkennung ist eine große Hilfe, aber kein Wunder. Was ihr wissen solltet:

• Handschrift wird meist nicht zuverlässig erkannt. Gedruckter Text auf ordentlichen Scans dagegen sehr gut.
• Die Qualität hängt an der Vorlage. Unscharfe, schräge oder sehr dunkle Fotos liefern weniger Text.
• Nur Bilder und PDFs. Der Inhalt von Word-, Excel- oder anderen Office-Dateien wird nicht gelesen; gefunden werden sie über ihren Dateinamen.
• Anhänge im internen Chat werden nicht gelesen, nur die an Vorgängen.
• Es dauert einen Moment. Die Erkennung läuft im Hintergrund; bei langen PDFs oder Fotos, die das Bildmodell ansieht, kann das etwas dauern. Bei sehr umfangreichen eingescannten PDFs werden nur die ersten Seiten gelesen.
• Kein Dokumentenmanagement. rapidFOX ist kein revisionssicheres Archiv und keine Ablage mit Versionen und Freigaben.

Die Dateien selbst bleiben unverändert am Vorgang; der erkannte Text ist eine zusätzliche Suchhilfe. Wer gerade prüft, was ein Ticketsystem leisten sollte, findet die wichtigsten Punkte in der Checkliste zur Einführung.

So werden Scans und Fotos gut lesbar

Ob ein Text erkannt wird, entscheidet sich meist schon beim Fotografieren. Fünf Hinweise, die ihr auch an eure Kund*innen weitergeben könnt:

• Gerade von oben fotografieren, nicht schräg. Verzerrte Zeilen sind für jede Texterkennung schwer.
• Gleichmäßiges Licht ohne harte Schatten oder Spiegelungen, etwa auf Hochglanzpapier.
• Das ganze Blatt ins Bild nehmen, aber nicht mehr als nötig. Ein Lieferschein auf dem Schreibtisch neben drei anderen Papieren liefert Text von allen vier.
• Scharf stellen und kurz warten, bevor ausgelöst wird.
• Lieber PDF als Foto, wenn ein Scanner oder die Scanfunktion des Handys zur Hand ist. Viele Scan-Apps legen bereits eine Textebene an, die rapidFOX direkt übernimmt.

Anhänge und Datenschutz

Anhänge enthalten oft mehr personenbezogene Daten als der Mailtext: Ausweiskopien, Verträge, Fotos von Wohnungen. Bei rapidFOX liegen sie auf Servern in Deutschland, und auch der erkannte Text wird dort verarbeitet. Wird ein Vorgang endgültig gelöscht, verschwinden die Anhänge mit ihm. Welche Unterlagen ihr wie lange aufbewahrt, legt ihr in eurem eigenen Löschkonzept fest; Anregungen dazu gibt der Ratgeber Ticketsystem und DSGVO.